株式会社エンリージョン 社内ポータル導入で情報共有のスピードアップを実現

Office365導入により、いつでもどこからでもメールや社内文書にアクセスできるようになった同社が次に目指したのは情報のストック化。SharePoint Online による社内ポータル構築に「テンプレートパック」を採用しました。

■ お客様紹介
新潟駅から続く大通り沿いに本社を構える株式会社エンリージョン(以下、エンリージョン)。「暮らしたいところで思い切り働く」をテーマに、地方へのUターン転職を中心とした地域に密着した人材紹介業を行っています。2010年の設立(リージョナルキャリア新潟)から順調に業績を伸ばし、順次拠点を拡大。現在(2018年4月) では、新潟、長野、富山、群馬、東京に7拠点を展開しています。

「エンリージョン」という社名の由来は エンスージアムズ「熱意」×リージョン「地域」。”熱意ある人材を地域に増やし、地域そのものを熱く魅力的な場にしていく。その連鎖が地域で生きる人々全てを熱くする。” 同社が目指す地域の在り方がメッセージに込められています。

導入の背景

■ Googleから Office365 へ移行
「設立当初から、本社と拠点間のファイル共有は Google の無料ストレージを使用していましたが、ビジネスの標準である Microsoft Office ファイルとの互換性が低いのが難点でした。Googleドライブ上で直接編集するとレイアウトが崩れてしまうので、結局はPCローカルにダウンロードして編集後にアップロードする、という二度手間が発生していました」(代表取締役 江口勝彦 氏)

「もっと楽に共有できるツールはないか?」とGoogle の有償版など他ツールの検討を続ける過程で、同社はクライアント企業から「Office365 を導入して大変便利になった」という情報をキャッチしました。「導入を担当したのはティーケーネットサービスと聞き、すぐに連絡を取って提案をいただきました。課題だったファイル共有だけでなく、最新の Office アプリケーション、メールや予定表、WEB会議などビジネスに必要な機能が揃っており、更に管理者がセキュリティレベルを細かく設定できることから Office365 への移行を決めました」(江口 勝彦氏)

■ 情報のフローとストック
2017年3月に Office 365 Business Premium を導入した同社は、いつでもどこからでもメールや社内文書にアクセスできるようになりました。しかし、拠点が増えていく中で、社内の適切なコミュニケーションが取りにくくなってきたと感じていました。同社の社内コミュニケーションツールは依然として「メール」が主流でした。

「メールは即時性やリマインドという意味では効果がありますが、日々膨大な数のメールが行き交うため、大事な情報を見落としたり、最新情報がどれかわかりづらくなってくることがあります。スムースに連携を取って、効率良く業務をこなしていくためにも、フローだけではなく、組織内に情報をストックし、最新情報を探しやすくするプラットフォームが必要でした」(経営企画室 江口沙織氏)

■ 社内ポータルテンプレートの採用
「Office365 の情報共有スペースとして SharePoint Online の存在は知っていましたが、社内ポータルとして利用するためには、ある程度踏み込んだ知識・スキル習得が必要でした。実際にはそこまで時間をかけることはできず、なかなか踏み込めずにいました。そんな時にティーケーネットサービスから SharePoint Online で使える社内ポータルテンプレートを紹介して頂きました。業務内容に応じて機能を選んだり、レイアウトや項目のカスマイズも可能だったので導入支援をお願いしました」(江口沙織氏)

エンリージョン広場の活用

[エンリージョン広場] トップページ
■ シンプル イズ ベスト
「利用者が親しみを持てるように(ポータルサイトを)”エンリージョン広場” と名付け、トップページの配色はコーポレートカラーの赤をベースにしてもらいました。カスタマイズで気を付けたポイントは”シンプル”です。
じっくりマニュアルを見なくても、直感的な操作で簡単に使えるように、必要最低限の機能に絞り、シンプルなレイアウトにしてもらいました。カスタマイズは迅速に対応してもらい、導入決定からわずか1.5ヶ月で運用開始できたので大変助かりました」(江口 沙織氏)

■ 導入の効果
「エンリージョン広場のお知らせに投稿するとメールにPUSH通知されます。添付ファイルはリンクから直接参照できるのでダウンロードは必要ありません。後からメールを探せなくても、エンリージョン広場に最新情報がストックされているので効率良く情報共有ができるようになりました。運用開始当初は多少のトラブルもありましたが、テンプレートパックには稼働後の問い合せ・サポートが含まれておりスピーディーに解決できました。運用管理者としてとても心強いです」(江口 沙織氏)

「非常に使い勝手良く活用させて頂いています。何より新しく入る社員への説明がこのプラットフォームのおかげで非常にスムーズになりました」(江口 勝彦氏)

今後の展望

「エフィカシー(自己効力感)が高まるコンテンツを増やしていきたいと思っています。例えば、『契約おめでとう』という垂れ幕をトップページに表示させる等、社員が見たときにぱっと元気になるような、朝一で見たくなるようなポジティブな社内ポータルに進化させていきたいと考えています」(江口 勝彦氏)

「エンリージョン広場は経営層からの情報発信、拠点内の情報共有が中心ですが、組織力をより高めていくために、拠点間のコミュニケーション、部門横断的なコラボレーションの促進を図っていきたいと思っています。先日、ティーケーネットサービスからOffice365の新機能として Microsoft Teams というグループチャットツールを紹介していただいたので是非活用していきたいです。今後もティーケーネットサービスのサポートに期待しています」(江口 沙織氏)
 
■本事例で紹介した製品とサービス
Microsoft Office365 Business Premium
・SharePoint Online 社内ポータルテンプレートパック
Microsoft Teams
 
 ■企業プロフィール
 株式会社エンリージョン
 本社所在地:新潟県新潟市中央区東大通2-5-8 東大通野村ビル8F
 設 立:2010年10月1日
 従業員数 :18名(2018年4月現在)
 事業内容 :Uターン転職を中心とした地域密着型の人材紹介事業
 http://rs-niigata.net/
  • 代表取締役 江口勝彦氏
  • 経営企画室 江口沙織氏

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